Kết thúc năm là dịp quan trọng mà hầu hết các doanh nghiệp đều chọn để thể hiện lòng tri ân đến khách hàng, đối tác và cả đội ngũ nhân viên. Với mong muốn hỗ trợ quý doanh nghiệp, Gốm Sứ HCM sẽ cung cấp hướng dẫn về xuất hóa đơn tặng quà tết cho nhân viên, cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền, đặc biệt là trong trường hợp quà tết cho nhân viên và cách ghi chi phí để được trừ. Mời bạn cùng tham khảo để có cái nhìn tổng quan cũng như chắc rằng mọi thủ tục được thực hiện đúng cách, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành!

Hàng Cho Biếu Tặng Nhân Viên Có Phải Lập, Xuất Hóa Đơn?

Về đáp án hàng cho biếu tặng nhân viên có phải lập, xuất hóa đơn hay không. Bạn theo dõi đáp án ngay dưới đây:

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn tặng quà tết cho nhân viên
Hàng Cho Biếu Tặng Nhân Viên Có Phải Lập, Xuất Hóa Đơn?

Hàng Cho Biếu Tặng Cần Xuất Hóa Đơn Hay Không?

Về vấn đề xuất hóa đơn cho hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động, chúng ta có thể tham chiếu đến các quy định pháp lý như sau:

  • Theo Khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động …”.
  • Và Khoản 9 Điều 3 của cùng Thông tư 26/2015/TT-BTC tiếp tục rõ ràng: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hóa và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng”.

Do đó, có thể kết luận rằng, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho biếu tặng nhân viên cũng phải được lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT như các trường hợp thông thường.

Cách Xuất Hóa Đơn Quà Tặng Cho Nhân Viên

Quy trình xuất hóa đơn cho quà tặng nhân viên như sau:

  • Thông tin người mua: Ghi tên doanh nghiệp.
  • Hình thức thanh toán: Do hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không hiển thị là TM/CK.
  • Nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Bổ sung dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để xác định cơ sở hạch toán vào chi phí.
  • Đơn giá: Là giá của hàng hóa dịch vụ tại thời điểm phát sinh.
  • Thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán sẽ được ghi nhận như hóa đơn thông thường.

Cách Hạch Toán Hàng Biếu Tặng Cho Nhân Viên

Để biết cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, bạn có thể tham khảo thông tin dưới đây:

Trường hợp hàng biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho

Trường hợp hàng biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho:

  • Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
  • Nếu có, nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
  • Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công ty ABC mua quà lưu niệm trực tiếp để tặng nhân viên với giá trị tính thuế 20.000.000đ và VAT 2.000.000đ đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.

Hạch toán:

  • Nợ TK 642: 20.000.000đ
  • Nếu có, nợ TK 133: 2.000.000đ
  • Có TK 112: 22.000.000đ

Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để tặng nhân viên

Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để tặng nhân viên:

  • Nợ TK 152, 153, 156, 211: NVL, CCDC, HH, TSCĐ
  • Nếu có, nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 111, 112, 331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
  • Nợ TK 642: Chi phí quản lý DN
  • Có TK 152, 153, 156, 211: NVL, CCDC, HH, TSCĐ
  • Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công ty DEF nhập kho bánh trung thu với giá trị tính thuế 30.000.000đ và VAT 3.000.000đ, chưa thanh toán.

Hạch toán:

  • Nợ TK 156: 30.000.000đ
  • Nếu có, nợ TK 1331: 3.000.000đ
  • Có TK 331: 33.000.000đ

Khi xuất cho biếu tặng:

  • Nợ TK 642: 33.000.000đ
  • Có TK 156: 30.000.000đ
  • Có TK 3331: 3.000.000đ

Trường hợp hàng biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Dưới đây là trường hợp hàng biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi:

  • Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng & phúc lợi
  • Có TK 5111: Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ
  • Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
  • Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
  • Có TK 152, 153, 155, 156: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa

Hạch toán:

  • Nợ TK 353: Số tiền quỹ khen thưởng & phúc lợi
  • Có TK 5111: Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ
  • Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
  • Nợ TK 632: Số tiền giá vốn
  • Có TK 152, 153, 155, 156: Giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.

Chi Phí Quà Tặng Cho Nhân Viên Làm Sao Để Ghi Nhận Là Chi Phí Được Trừ?

Để ghi nhận chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên sao cho nó được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định tại Khoản 1 Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:

Chi phí cần đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

  • a) Phải là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
  • b) Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
  • c) Khi có hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán, phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên

Các chứng từ mà doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà tặng tết biếu tặng nhân viên vào chi phí hợp lý bao gồm:

  • Hợp đồng mua bán (nếu có).
  • Hóa đơn mua quà tặng.
  • Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi).
  • Hóa đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất).
  • Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận.
  • Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên.
  • Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng.
  • Thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên tại doanh nghiệp.

Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu

Đối với chi phí quà biếu tặng như là bánh trung thu, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị chứng từ và hồ sơ tương tự như quà tặng tết nguyên đán để đảm bảo rằng những khoản chi này được ghi nhận là chi phí được trừ. Quy định này được thể hiện rõ trong Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC. Các điều kiện để chi phí này được trừ bao gồm:

  • Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động, như quà tặng tết, quà trung thu.
  • Tổng số chi có tính chất phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Ví dụ: Công ty XYZ mua hàng hóa để làm quà trung thu cho nhân viên với tổng chi phí là 2.000.000 đồng/người. Nếu mức thu nhập trong năm của nhân viên là 100.000.000 đồng/năm và số tháng làm việc thực tế là 12 tháng, ta có mức lương bình quân 1 tháng là 8.333.333 đồng/tháng. Vì chi phí quà tặng là 2.000.000 đồng nhỏ hơn mức lương bình quân, nó sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT.

Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên

Đối với chi phí quà biếu tặng vào những dịp như 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên, điều kiện ghi nhận là chi phí được trừ cũng tương tự như trong trường hợp quà tặng tết nguyên đán. Tuy nhiên, nếu giá trị của hàng hóa dưới 200.000 đồng/người, doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn, theo quy định của Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP.

Lời kết: Bài viết này của Gốm Sứ HCM đã nhấn mạnh các điểm cần lưu ý khi hạch toán chi phí quà tặng, quà biếu lễ tết cho nhân viên. Từ đó giúp độc giả có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về cách xuất hóa đơn tặng quà tết cho nhân viên!